Fachkräftemangel 2030: Wenn Suchen zur Kernkompetenz wird

Zwei Entwicklungen laufen in der Schweizer Wirtschaft parallel, werden aber fast immer getrennt betrachtet. Die eine ist demografisch: Immer mehr erfahrene Mitarbeitende gehen in Pension, während zu wenig Nachwuchs nachrückt. Die andere ist operativ: Mitarbeitende verbringen einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen, die im Unternehmen eigentlich schon vorhanden sind. Einzeln betrachtet ist jede der beiden Entwicklungen ein bekanntes Problem. Zusammen ergeben sie einen Effekt, der deutlich grösser ist als die Summe seiner Teile – und die meisten Unternehmen rechnen ihn nicht durch.

Dieser Artikel führt beide Entwicklungen zusammen und zeigt, warum die Fähigkeit, Wissen schnell und zuverlässig zu finden, in den nächsten Jahren von einer Nebensache zu einer echten Kernkompetenz wird.

Baustein 1: Die demografische Welle ist keine Prognose, sie läuft bereits

Die Zahlen des Bundesamts für Statistik zu Neurentnerinnen und Neurentnern sind eindeutig: Rund 100'000 Personen pro Jahr erreichen in der Schweiz das Pensionsalter – Tendenz steigend, entsprechend dem Durchlauf der geburtenstarken Jahrgänge durch die Alterspyramide. Das ist keine langfristige Prognose mit Unsicherheitsmarge, sondern eine Zahl, die sich aus der bereits geborenen Bevölkerung mit hoher Präzision ableiten lässt.

Jede dieser 100'000 Personen nimmt beim Austritt aus dem Erwerbsleben ein Wissen mit, das in den seltensten Fällen vollständig dokumentiert ist: Warum ein bestimmter Prozess so und nicht anders funktioniert, welche Ausnahme bei welchem Kunden historisch gewachsen ist, wie ein Problem vor fünf Jahren tatsächlich gelöst wurde. Dieses implizite Wissen verlässt das Unternehmen unwiderruflich, wenn es vorher nicht erfasst wird.

Baustein 2: Der strukturelle Fachkräftemangel bis 2040

Parallel zur Pensionierungswelle wächst die Lücke auf der Nachwuchsseite. Projektionen von UBS und economiesuisse zeigen, dass die Schweizer Wirtschaft bis 2040 zusätzlich rund 500'000 Arbeitskräfte benötigen wird, um den demografisch bedingten Rückgang und das erwartete Wirtschaftswachstum aufzufangen. Das ist kein zyklisches Problem, das mit dem nächsten Konjunkturzyklus verschwindet, sondern eine strukturelle Verschiebung der Bevölkerungspyramide, die sich nicht durch bessere Rekrutierung allein beheben lässt.

Baustein 3: Der WEF-Befund — Wachstum bei Arbeitsplätzen, aber massive Skill-Verschiebung

Der WEF Future of Jobs Report 2025 liefert ein globales Bild, das auf den ersten Blick optimistisch wirkt: Bis 2030 sollen weltweit netto 78 Millionen zusätzliche Arbeitsplätze durch technologischen Wandel entstehen. Gleichzeitig hält derselbe Report fest, dass 39 Prozent der heute relevanten Fähigkeiten innerhalb von fünf Jahren veraltet sein werden.

WEF Future of Jobs Report 2025

Für die Schweiz bedeutet das: Selbst wenn genug Arbeitsplätze und im besten Fall genug Personen zur Verfügung stehen, verändert sich gleichzeitig, welches Wissen überhaupt gefragt ist. Ein Unternehmen kann also gleichzeitig unter Personalmangel und unter einer Wissenslücke bei den vorhandenen Mitarbeitenden leiden – zwei unterschiedliche Engpässe, die sich gegenseitig verstärken.

Baustein 4: Die Suchzeit, die bei weniger Personal proportional schwerer wiegt

Der vierte Baustein ist bereits aus früheren Analysen bekannt, gewinnt in diesem Kontext aber eine neue Bedeutung: Laut McKinsey Global Institute verbringen Wissensarbeitende im Schnitt 1,8 Stunden pro Tag mit der Suche nach Informationen – rund 19,7 Prozent der Arbeitszeit. Diese Zahl ist bei voller Personaldecke bereits ein erheblicher Produktivitätsverlust. Bei reduzierter Personaldecke wird sie zu einem Verstärker, der den eigentlichen Engpass zusätzlich verschärft.

Die kombinierte Rechnung: Wenn zwei Effekte sich multiplizieren statt addieren

Der entscheidende – und meist übersehene – Punkt ist, dass sich Personalmangel und Suchzeit-Verlust nicht addieren, sondern multiplizieren. Ein Beispiel macht das greifbar:

Ein KMU ist für eine Belegschaft von 20 Personen ausgelegt. Zwei Mitarbeitende gehen in Pension, eine Stelle bleibt aufgrund des Fachkräftemangels unbesetzt. Es bleiben 17 Personen, die die Arbeit von 20 erledigen sollen – ein Kapazitätsverlust von 15 Prozent allein durch fehlende Köpfe.

Diese 17 verbleibenden Personen verlieren jedoch weiterhin rund 19,7 Prozent ihrer Arbeitszeit mit Suchen – tendenziell sogar mehr, weil mit dem Weggang der zwei Pensionierten genau das Wissen fehlt, das vorher schnell per Zuruf verfügbar war.

Szenario	Verfügbare Kapazität
20 Personen, ohne Berücksichtigung von Suchzeit	100%
17 Personen (Pensionierung + unbesetzte Stelle), ohne Suchzeit-Effekt	85%
17 Personen, mit 19,7% Suchzeit-Verlust	17 × (1 − 0,197) = 13,65 Personen-Äquivalent
Effektive Kapazität gegenüber ursprünglich 20 Personen	13,65 / 20 ≈ 68%

Das Ergebnis: Die tatsächlich nutzbare Arbeitskapazität sinkt nicht um 15 Prozent (nur durch den Personalabgang), sondern um rund 30 Prozent – weil sich der Kapazitätsverlust durch fehlende Köpfe und der Zeitverlust durch ineffiziente Wissenssuche gegenseitig verstärken, statt sich einfach zu addieren.

Warum «Suchen» zur Kernkompetenz wird

Solange ein Unternehmen über ausreichend Personal verfügt, ist Suchzeit ein Ärgernis – spürbar, aber verkraftbar, weil genug Kapazität im System vorhanden ist, um den Verlust abzufedern. Sobald der Personalbestand strukturell unter das benötigte Niveau fällt – und genau das ist laut UBS/economiesuisse-Projektion für die Schweiz bis 2040 der Regelfall, nicht die Ausnahme –, verändert sich die Rechnung fundamental. Jede Minute, die für Suche statt für Wertschöpfung verwendet wird, kostet ein Unternehmen, das ohnehin schon zu wenig Personen hat, überproportional mehr.

Damit verschiebt sich die Fähigkeit, Wissen sofort und zuverlässig zu finden, von einer betrieblichen Nebensache zu einem echten Wettbewerbsfaktor. Unternehmen, die diese Fähigkeit nicht systematisch aufbauen, werden den Effekt der demografischen Welle nicht nur spüren – sie werden ihn doppelt spüren.

Was ein Unternehmen tatsächlich beeinflussen kann

Die demografische Entwicklung – die 100'000 Neurentner pro Jahr, die 500'000 fehlenden Arbeitskräfte bis 2040 – liegt ausserhalb der Kontrolle eines einzelnen Unternehmens. Was ein Unternehmen jedoch vollständig selbst in der Hand hat, ist der zweite Faktor der Rechnung: der Suchzeit-Verlust. Und genau dort setzt eine strukturierte Wissensbasis an drei Punkten an:

• Implizites Wissen erfassen, bevor es das Unternehmen verlässt. Eine Spracherfassung, mit der erfahrene Mitarbeitende ihr Wissen ohne grossen Zusatzaufwand dokumentieren können, ist die direkte Antwort auf die 100'000 Neurentner pro Jahr.
• Neue Mitarbeitende schneller auf das Niveau erfahrener Kolleginnen bringen. Angesichts von 500'000 fehlenden Arbeitskräften bis 2040 wird jede Neueinstellung wertvoller – und jede Woche, die eine neue Person schneller produktiv wird, zählt doppelt. Spaced-Repetition-basiertes Lernen beschleunigt genau diesen Prozess.
• Den Suchzeit-Anteil aktiv senken, statt ihn hinzunehmen. Semantische Suche und ein auf die eigene Dokumentation trainierter KI-Assistent reduzieren direkt jenen Faktor, der sich mit sinkendem Personalbestand überproportional auswirkt – die 19,7 Prozent Suchzeit.

Diese drei Hebel sind exakt die Kernfunktionen von Einblick KI: Spracherfassung für implizites Wissen, Spaced Repetition für beschleunigtes Onboarding, semantische Suche und ein firmeneigener KI-Assistent zur Reduktion der Suchzeit.

Fazit

Der Fachkräftemangel ist kein Problem, das verschwindet, wenn man wartet – die zugrundeliegende demografische Entwicklung ist bereits determiniert. Was ein Unternehmen kontrolliert, ist nicht, ob weniger Personen zur Verfügung stehen, sondern wie viel von der verbleibenden Zeit dieser Personen tatsächlich in Wertschöpfung fliesst statt in Suche. Genau das ist die Rechnung, die die meisten Unternehmen nicht machen – und genau das ist der Grund, warum «Wissen finden» in den nächsten Jahren vom Nebeneffekt zur Kernkompetenz wird.

Quellen: BFS (Neurentner pro Jahr, ca. 100'000); UBS/economiesuisse (500'000 fehlende Arbeitskräfte bis 2040); WEF Future of Jobs Report 2025 (weforum.org); McKinsey Global Institute (1,8 h Suchzeit pro Tag).